こんにちは、AIくらしラボのまめ太郎です。
今回は、仕事でよくある「メール作成が地味に時間かかる…」問題を
ChatGPTでどう解決できるか？というお話です。
結論から言うと、ChatGPTを使えばメール作成がめっちゃラクになります！
■ メール作成のストレスをなくしたい
メールって、書く前に「どう書こう…」と迷う時間が地味にストレスなんですよね。
上司や取引先へのメールで「この敬語合ってる？」「この書き方で失礼ない？」って思うことよくありませんか？
ChatGPTを使えば、「まずは叩き台を出してもらう」ことができるので、精神的にもラクです。
■ こんなときにChatGPTが便利！
- 定型だけど丁寧に書く必要があるとき
- 社内外のやり取りで文面に悩むとき
- 自分で書いた文をチェック・添削してほしいとき
■ 時短できる！おすすめプロンプト例
以下は、私が実際によく使っているプロンプトです。
● 新規メールを作るとき
「納期が遅れることをお詫びするメールを丁寧に書いてください。相手は取引先で、カジュアルすぎない文でお願いします。」
ChatGPTが提案してくれるメールは、結構しっかりしていて、コピペしてちょっと直すだけで使えます。
→ ChatGPTの出力例：
件名：納期遅延に関するお詫び
〇〇株式会社
△△様
いつも大変お世話になっております。
□□株式会社の●●です。
このたびご依頼いただいております〇〇の件につきまして、当初予定しておりました〇月〇日の納期に間に合わせることが難しい状況となっております。
関係各所と調整を行ってまいりましたが、想定以上に作業工程に時間を要しており、誠に申し訳ございません。
新たな納品予定日は〇月〇日を予定しております。
ご迷惑をおかけし誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
こんな感じで「本文＋件名」まで一発で整えてくれるので、
「ゼロから自分で悩んで書く」より圧倒的に時短になります。
● 自分の書いた文を添削してもらうとき
「以下のメール文を、丁寧なビジネス文に直してください。
すみません、明日のミーティング出れなくなりました。別日に調整お願いできますか？」
→ ChatGPTの出力例：
お世話になっております。
急なご連絡で恐縮ですが、明日のミーティングに出席できなくなりました。
お手数ですが、別日程で再調整いただけますと幸いです。
こういった「ニュアンス調整」も、サクッとやってくれます。
■ 注意点も少しだけ
- 出力された文は必ず一度読み直す（微妙に表現が硬すぎたりすることも）
- 社外メールでは情報漏洩に注意（機密情報は入力しない）
とはいえ、ちょっと意識すれば全然使える範囲です！
■ おわりに｜「ChatGPTって結局なにができるの？」が気になったら…
今回は「メール作成」に絞って紹介しましたが、
ChatGPTって実はもっといろんなことに使えるんです。
次回の記事では、初心者にもわかりやすく
「ChatGPTって実際なにができるの？」をテーマに
日常〜仕事〜副業にまで使える活用例を紹介していきます！
どうぞお楽しみに！
